5 consejos para crear un proceso efectivo para la gestión de carga de trabajo

¿Sabías que más de la mitad de las organizaciones han experimentado un proyecto fallido en el último año? Si bien es fácil culpar a las condiciones del mercado, competidores o recursos insuficientes, el verdadero culpable a menudo está mucho más cerca.

La falta de un liderazgo efectivo y procesos obsoletos son una enfermedad que afecta significativamente el éxito de un proyecto. Un liderazgo efectivo motiva y desarrolla a los equipos para alcanzar su máximo potencial y evalúa constantemente los procesos empresariales para garantizar la máxima productividad a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

Ya seas un PM veterano o junior, podrás incorporar algunas de las habilidades que los PM más efectivos aplican en sus proyectos con estos consejos.

¿Qué es la gestión de carga de trabajo?

La gestión de la carga de trabajo implica la delegación efectiva y el desarrollo de la productividad del equipo. La estructura se dirige a menudo mediante marcos y metodologías como SCRUM, Scaled Agile Framework (SAFe) o Kanban.

Trabajando bajo el amparo de estas teorías, las tareas se distribuyen en consecuencia. También se establecen reglas para la priorización y la gestión del cambio, definiendo la Definición de Hecho (Definition of Done) y la Definición de Listo (Definition of Ready). Tu papel como gerente de proyectos es optimizar y personalizar estos principios para lograr el mejor resultado.

Como parte de mejorar la gestión de la carga de trabajo y fomentar un entorno de trabajo remoto productivo, considera brindar oportunidades de desarrollo profesional, como cursos de gestión de proyectos con certificados. Estos cursos pueden ofrecer una formación integral en varias metodologías y herramientas de gestión de proyectos, brindando a los gerentes y miembros del equipo habilidades y conocimientos valiosos.

¿Por qué es importante la gestión de carga de trabajo?

Una gestión adecuada de la carga de trabajo conduce a un equipo más productivo y a una clara percepción del estado del proyecto. Tendrás una visión clara para predecir los cuellos de botella y elaborar un plan de acción antes de que ocurran.

Con un proceso de gestión de la carga de trabajo bien administrado, podrás determinar si se necesitan más recursos para cumplir con los hitos y quiénes son tus recursos más efectivos.

Un beneficio adicional es que los miembros del equipo están motivados y, por lo tanto, se sienten emocionalmente involucrados en los resultados de su trabajo. Los resultados son un equipo más productivo, menos rotación, una mayor comunicación, mayor calidad y la introducción de más soluciones por parte de los miembros del equipo.

5 pasos para gestionar adecuadamente la carga de trabajo

1. Analiza la carga de trabajo de tu equipo

Es difícil entender la cantidad real de trabajo para cada miembro cuando hay una gran cantidad de tareas y múltiples proyectos en marcha simultáneamente. Aquí tienes lo que debes hacer para determinar la carga de trabajo de todo el equipo y de los miembros individuales:

• Haz una lista completa de los proyectos y procesos bajo la responsabilidad de tu equipo. Esto incluye proyectos internos del departamento y segmentos de proyectos mutuos de la empresa.
• Define el cronograma y el alcance de cada proyecto. Aprende sobre su tamaño y dificultad. Identifica las partes del proyecto que son responsabilidad de tu equipo.
• Divide los proyectos en tareas y sub tareas. Cuando conozcas el trabajo total de tu equipo, puedes desglosar los proyectos en tareas que sean fáciles de asignar y dar seguimiento.
• Establece prioridades para cada tarea. Esto te ayudará con la planificación local y global.
• Analiza el ancho de banda que tiene cada miembro del equipo. Aprende cuánto tiempo y esfuerzo puede dedicar cada miembro al proyecto. Esto te ayudará a asignar tareas a las personas adecuadas y tener expectativas realistas. Utilizar un rastreador de tiempo puede ayudarte a evaluar la productividad de cada miembro de tu equipo.

2. Divide los proyectos en tareas y subtareas

Una vez que tengas una idea de la carga de trabajo de tu equipo, puedes definir la distribución de tareas. La asignación de recursos debe realizarse de manera que la carga de trabajo se distribuya equitativamente según las capacidades de cada miembro del equipo.

Aquí te explico cómo puedes asignar los recursos de manera efectiva:

1. Primero, construye una iteración (por ejemplo, un sprint) basada en las tareas de mayor prioridad. Asegúrate de verificar si se han cumplido las dependencias de las tareas y también discute los posibles riesgos relacionados con esas funciones. Si las tareas de alta prioridad están esperando dependencias, planifica cómo cumplir con esas dependencias primero.

El siguiente paso es tener una reunión de planificación con el equipo para determinar la complejidad de las tareas planificadas. Esto se hace a menudo asignando una cantidad de puntos de historia (Story Points) a cada tarea para determinar su nivel de dificultad.

2. Asegúrate de establecer expectativas realistas al asignar tareas al equipo. Una estrategia efectiva es analizar cuántos puntos de historia un miembro del equipo suele ser capaz de completar. Descubrirás que los miembros más junior pueden destacarse en la finalización de muchas tareas menos complejas, pero pueden tener dificultades con tareas complicadas.

3. Crea flujos de trabajo para realizar un seguimiento de las tareas completadas y las pendientes utilizando software de gestión del trabajo. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, es fundamental realizar reuniones diarias de seguimiento o, como mínimo, una reunión semanal del equipo para discutir las tareas completadas y los posibles obstáculos. Acepta los comentarios del equipo y asegúrate de que tengan las herramientas y los recursos necesarios para completar su trabajo a tiempo.

3. Visualiza el progreso y establece fechas de entrega realistas

A medida que analizas el progreso y recibes comentarios, asegúrate de resolver los problemas tan pronto como surjan. Con frecuencia, las necesidades empresariales pueden cambiar en medio del proceso, y ahí es donde entra en juego tu estrategia de gestión del cambio.

Ejemplos típicos serían los cambios en una característica o si una dependencia resultara ser demasiado compleja de implementar según lo planeado. En estos casos, puedes referirte a las prioridades establecidas y reajustar la entrega esperada intercambiando las prioridades futuras con las actuales que aún no están listas para completarse. Para establecer plazos prácticos y modificarlos con facilidad, se recomienda encarecidamente crear un cronograma que apoye a tu equipo en cada paso del camino

4. Establece prioridades para una ejecución más rápida

Ya sea que estés trabajando en una startup y estés buscando formas de mejorar tu proceso de desarrollo de productos y entregar un Producto Mínimo Viable (MVP), o estés realizando ingeniería inversa de un producto establecido, siempre debes tener en cuenta la velocidad para maximizar la ejecución. A través de una planificación adecuada detallada anteriormente, deberías tener una clara idea de las dependencias y las capacidades del equipo.

Planifica tu carga de trabajo a largo plazo mediante una hoja de ruta del proyecto. Establece un cronograma de entregas mensuales o trimestrales para la vida del proyecto, considerando la carga de trabajo completada y anotándola con los factores de riesgo correspondientes.

5. Planifica ante cualquier imprevisto

La escasez de recursos es una realidad incluso en las empresas con mayor financiamiento. Algunas de las compañías más exitosas establecerán presupuestos estrictos para el tiempo y los gastos, y es posible que no se flexibilicen para adquirir recursos adicionales. La capacidad de controlar tanto a tu equipo como sus resultados es un pilar fundamental de la gestión de la carga de trabajo.

La mejor manera de analizar tu gestión de la carga de trabajo y mitigar problemas es utilizando las herramientas adecuadas. Una suite completa de gestión de proyectos como Azure DevOps o Jira es una solución común para proyectos más grandes. Otras opciones incluyen Trello, Asana y Basecamp. Entre sus ventajas se encuentran la modelización instantánea de tareas, la capacidad de controlar cada paso de una tarea, asignar plazos específicos, generar informes instantáneos, entre otros.

Sin importar la opción que elijas, desde la perspectiva de la gestión de la carga de trabajo, los informes son esenciales para optimizar la productividad. En las reuniones diarias, puedes presentar informes de errores, velocidad de trabajo, progreso y otros factores importantes para investigar cualquier retraso en la productividad.

Por ejemplo, si estás promocionando un sitio web, necesitas informes o reportes que reflejen las posiciones actuales en los resultados de búsqueda, los cambios en el número de visitantes, la cantidad de enlaces hacia el sitio web, etc. Estos informes se pueden generar automáticamente utilizando un generador de informes de SEO que incluye diversas opciones de reporte y recopila datos de rendimiento del sitio web (también se pueden recopilar a través de herramientas de monitoreo de sitios web), análisis de clasificación de palabras clave, investigación de competidores, entre otros.

Gestión de conflictos y motivación

La gestión adecuada del flujo de trabajo no está completa sin estos dos componentes esenciales. Debes aprender cómo motivar a tu equipo y evitar conflictos. No es solo un hecho evidente, sino también la base de numerosos intentos de investigación y descubrimientos.

Motivación

La motivación puede ser crucial para aumentar la productividad. Al mismo tiempo, su falta puede destruir a un equipo y al proyecto en su conjunto. Un miembro motivado es significativamente más productivo que un profesional desmotivado. Aquí tienes algunas recomendaciones básicas:

• Involucra a tu equipo en el proceso. Los mejores métodos son las entrevistas personales y las reuniones grupales. Utiliza presentaciones en vivo con secciones de preguntas y respuestas. Estas no deben ser aburridas y deben contener solo los detalles pertinentes. Durante las conversaciones privadas con los miembros, enfatiza su importancia para el proyecto y asegúrate de que las tareas que se les asignen no superen sus capacidades.

• Permite que los miembros sientan su contribución al proyecto. Por ejemplo, incluso el menor de los éxitos, como un botón bien diseñado para el sitio web, no debe ser ignorado. Examina todos los resultados resaltando las partes más exitosas. Explica cómo estas partes afectarán el resultado global final.

• Tu fe y optimismo son esenciales. Los miembros del equipo miran a su líder y copian su apariencia y estado de ánimo directa o subconscientemente. Necesitas sentir el ambiente y reducir posibles tensiones. Las mejores formas de hacerlo son una simple sonrisa, un par de cumplidos profesionales, reconocer el trabajo bien hecho o contar una buena historia de la vida real.

• Asigna tareas detalladas y claras. Cuando un miembro del equipo sabe exactamente qué hacer, será más fácil que cumpla con el plazo y obtenga resultados de calidad.

• Proporciona retroalimentación adecuada. No se trata solo de un maestro dando buenas o malas calificaciones a un estudiante. Debes enfatizar los momentos positivos, comparar el progreso de los diferentes miembros del equipo y siempre mencionar los resultados prácticos de su actividad.

Resolución de conflictos

No hay equipo que pueda prescindir de los conflictos. Como líder, debes resolverlos y facilitarlos para ambas partes. Los conflictos en un equipo son una disciplina separada con reglas, términos y sistemas de conocimiento. Sería necesario escribir cientos de páginas para cubrir todo el tema. Aquí te proporcionaré algunas recomendaciones generales:

• La mayoría de los conflictos dentro de un equipo surgen debido a la falta de disposición para escuchar y explicar. Permítele a un miembro del equipo dar su visión completa del problema. No lo interrumpas. Pregunta si ha terminado su explicación. Presta atención a las palabras y entonación que los miembros utilizan. Por tu parte, no agotes a una persona con monólogos largos (que no deben exceder los 20 minutos).

• Mientras explicas algo, intenta utilizar imágenes, incluso de plantillas gratuitas, que transmitan tus sentimientos y pensamientos de manera más visual.

• Si necesitas hacer críticas, hazlo adecuadamente. Habla solo sobre tu actitud hacia el resultado del trabajo, no sobre la persona que lo ha realizado. Enfócate solo en los errores de acción, no en las características de la personalidad. En tu explicación crítica, presta la mayoría de la atención al trabajo que se ha hecho bien (80% del tiempo). Menciona lo que esperas ver en el futuro (15% del tiempo) y habla sobre los aspectos que deben cambiarse (5% del tiempo).

• Intenta asignar tareas de acuerdo con las habilidades de cada miembro. Si un miembro del equipo no puede resolver una tarea, es mejor delegarla a un miembro más competente. Al mismo tiempo, no debes dejar al primer compañero sin trabajo. Sugiere que asuman parte de las responsabilidades de la persona que los sustituye. Esta es la única forma de resolver un conflicto sin interrumpir el ambiente y los procesos comerciales del equipo.

Impulsar las estrategias para la gestión de carga de trabajo

La gestión de la carga de trabajo y del equipo es esencial tanto para un proyecto individual como para una empresa en su conjunto. Presta atención al algoritmo adecuado de tus actividades, utiliza las herramientas adecuadas y conoce los altibajos de tu equipo para obtener resultados.

Tan pronto como comiences a aplicar los mecanismos descritos en este artículo, verás cambios positivos. Con el tiempo, adquirirás la experiencia suficiente para resolver tareas más complicadas simultáneamente.

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